加强档案资源建设 促进档案利用工作

来源:本站原创  2015年11月11日  阅:  字体:

  阿克塞县档案局       扎 凡

  【摘 要】: 档案资源建设是档案工作永恒的主题、具有战略意义的工作,也是一项需要长期坚持实施的系统工程。它关系到档案事业的固本强身、可持续发展,是我们做好档案工作的前提和保证。因此,我们要站在历史发展和国家信息资源建设的高度,充分认识加强档案资源建设的重要意义,把档案资源建设摆在突出的位置,下大力气抓好、抓实、抓出成效。

  【关键词】: 档案资源建设      民生档案    档案利用

  一、正确认识新形势下档案馆档案资源建设的重要性、迫切性

  加强档案馆档案资源的建设,充分挖掘、整合档案中各类信息资源,这是时代发展的必然趋势。档案在国家信息资源中的重要地位告诉我们,在一定意义上说,我国信息化发展新阶段实际上可以说是档案信息资源建设的新阶段,也是经济快速发展和民主政治对档案馆的新要求。目前档案馆普遍存在的突出问题,档案资源的建设还处于起步阶段,且馆藏贫乏、门类单调、结构不合理,说明档案资源的建设潜力很大,还有许多领域等待档案馆去开拓,许多方面的工作等待档案馆去完成。面对新时期新的功能角色,档案馆必须加大档案资源的建设力度,尽快积累起与其功能需求相适应的档案资源。所以,档案馆档案资源的建设关系档案事业发展的战略全局。

  二、档案馆档案资源建设的重点、难点

  (一)高质量的档案信息资源库是档案资源建设的重点

  档案资源建设的核心内容是档案信息资源库建设,因而,建设高质量的档案信息资源库是档案资源建设的重点。只有建立起资源配置合理、特色突出、利用方便的档案信息资源库,才能有效地实现档案资源的共享,满足社会对档案资源的需要。一要进一步加大征集、接收力度,凡能征集和接收进馆的档案,尽快征集、接收进来,从档案形成的源头抓起,扩大收集范围、收集门类,拓宽收集渠道,将各单位形成的纸质档案、照片、录音、录像和在对外交往中的礼品、实物档案等统统收集进馆。此外,要重点收集反映本地区民俗、民风、自然风貌和经济发展等地方特色档案。二要走出传统档案收集的圈子,用全新的眼光发现资源,用有效的方法积累资源,快速实现档案的积聚。

  (二)档案资源的整合是档案馆资源建设的难点

  档案资源的整合是档案馆资源建设的一项重要内容。档案资源整合的基本途径主要是整理与组合:整理一方面是指档案的基础性整理,因为根据传统的收集模式收集进馆的档案,是在档案人员业务指导下完成立卷工作的,它已经过排列整理,所以只需要编目。另一方面包括档案的智能化整理,即在整理编目的基础上,根据社会需求,有针对性地组织信息,进行编纂加工,使其内在价值得到提升。

  三 、档案资源建设的关键在于档案馆自身的创造性工作

  人类实践在进行,档案资源建设就要延续。延续不是低水平的重复,而是在前代人前一阶段工作基础上的继承和发展。因此,在新形势下因循守旧是没有出路的,档案馆开展档案资源建设的关键在于自身的创造性工作,这是档案馆唯一的选择,其实现的途径和方法如下:

  (一)更新档案管理理念

  在社会信息化的客观背景下,要创造性地开展工作,不更新档案管理理念不行。人才资源是第一资源理念就是要适应新形势的发展,把档案人才资源建设和开发放在突出的位置来抓,着眼于充分调动各类人才的积极性、主动性和创造性,既要切实抓好教育、培养、引进人才的各项工作,又要切实抓好使用、关心、激励人才的各项工作。在当前新的形势下,档案的公共文化理念日益凸现,并逐渐发挥其引导作用。因此,正确的档案管理理念对于档案资源共享乃至社会信息化全局均具有重要的指导意义。

  (二)现代信息技术的有效应用

  根据本馆的特点及利用者的需求,通过一系列的技术手段实现对网上信息资源的整合和加工,把有限的馆藏变成无限的信息资源。在知识经济时代,任何一个信息服务部门都不可能为社会提供全面的信息服务。建立现代化的统一网络,进行一体化的管理,实现档案资源与共享社会信息资源的融合与集成,确保档案资源标准统一、格式一致、数据规范,努力营造档案信息资源共享环境,使档案信息资源合理配置,为社会提供一种全新的传播、交流档案信息的方法与高质量的档案信息产品,做到网网互连、库库相通,纵横交错,推进自治县档案事业的全面发展。

  四、档案资源建设与利用的现状分析

  档案是国家的宝贵财富,意味着它属于全体人民,应让人民无条件地加以利用,以便尽可能多地了解与使用有关社会活动的各种信息。档案资源共建共享机制建设是一个统一体的两个侧面:共建是共享的物质基础和可靠保证,共享是共建的积极成果和最终归宿,两者只有相互支持和依存,才能促进社会科技进步与信息服务领域的繁荣与发展。从近几年民生档案资源建设实践中,不难看出民生档案资源建设已成为我国档案工作的一个重要组成部分,对改善档案馆馆藏资源结构、提高利用效果起到了很大作用。

  (一)馆藏资源结构现状及分析

  阿克塞县档案馆成立于1958年10月30日。1993年,阿克塞县档案馆借体制改革的东风晋升为甘肃省二级档案馆。2002年,又确定为县委、县政府直属正科级事业单位,履行全县档案事业行政管理和县级档案保管、利用两种职能。内设办公室、业务指导股、管理利用股、信息股四个科室。由于建县较晚,我局目前馆藏档案主要是建国后文书档案和专门档案。截止到2013年6月份,我局馆藏档案资料为46340卷(册),排架总长度772米。档案全宗131个,档案36886卷,资料9454册。涉及民生的档案主要有:房产土地证存根、林权档案、改制企业等方面的档案。

  从以上数据可以发现,近年来,民生档案在馆藏档案数量中所占的比例成突飞猛进态势,这说明了民生档案资源已成为档案资源建设的重头,档案工作发生了大的变化。但也不难看出,由于长久受“重事轻人、重物轻人、重著名人物轻普通人物,重机关团体利用、轻个人利用,重为机关团体服务、轻为群众服务” 的传统观念和认识的影响,现目前档案馆馆藏的主要成分仍是政府行政管理中产生的政务档案,还包括一些企事业单位和社会团体向档案馆移交的业务档案,在一定程度上存在馆藏结构单一的情况,而且档案所属年代久远。民生档案同政务档案相比数量仍然不足,且通常是夹杂在政务档案之中一同处理,给利用工作带来了很大的局限性。

  (二)馆藏资源利用情况及分析

  加强档案馆档案资源建设是发展档案事业,为社会与民生提供服务的需要。档案是人类文明的真实记录,是人们认识和把握客观规律的重要依据,是全社会的宝贵物质和精神财富。这些原创的、真实的信息资源,通过系统开发、挖掘、整合、编纂才能满足社会各界的利用需求,并最终体现档案记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的价值,档案事业才能得到社会的认可和支持。对档案资源利用情况进行分析,可以找到我们工作中的不足,促进档案工作的发展,推进和谐社会建设。

  以下是近三年的档案统计报表数字:一是从利用档案的目的来进行分析来看,2010年全年利用档案7000卷次,其中编史修志6400卷次;2011年全年利用档案8400卷次,其中编史修志18000卷次;2012年全年利用档案9900卷次,其中编史修志20000卷次。二是从编研档案资料的情况来看,2010年编研档案资料2种(内部参考);2011年编研档案资料6种  (内部参考);2012年编研档案资料2种(内部参考)。近年来,本馆先后完成了《1988年至2011年阿克塞县大事、要事汇编》、《1960年至2011年阿克塞县机构改革文件汇编》、《1956年至2011年全县组织人事职务任免汇编》、《阿克塞大事记》等十余种参考资料和档案史料汇编,为阿克塞县地方史志和各专业史的研究提供了大量翔实的历史文献资料。从以上数字,我们可以看出这三年来编研档案资料内容单一,而且主要用于内部参考,档案的社会效益与经济效益不能得到充分发挥。

  五、档案资源共建共享建设中存在的问题

  档案作为人类社会活动历史的伴生物,以其记录信息的原始性与真实性,成为信息大家族中的重要成员。而档案记录社会活动的广泛性,激发了现代社会对档案信息的强烈利用需求。随着网络信息技术的发展,必然要求建立与之相适应的档案信息资源开发利用方式——档案信息资源共建共享机制建设应运而生,在给档案事业带来勃勃生机的同时,也带来了严峻的挑战。尤其不容忽视的是:在档案信息资源共建共享机制建设实践中还存在着一定的问题:

  一是档案信息资源共建共享观念意识有待提高,只强调档案信息资源网络设施的投入力度,却忽视整合完善具有特色的档案信息资源,致使档案信息资源共建共享机制建设面临着种种隐忧。

  二是档案工作仍然存在被社会关注程度较低,一部分人对档案工作不能正确对待的问题。

  三是档案人员业务水平不能满足工作需要,立档单位档案员兼职的较多,人员变动频繁极大的影响了档案工作的开展。

  四是档案保管条件简陋、配置落后,档案安全与完整收到了较多的影响,不利于档案的保管和利用。

  五是馆藏内容单一。

  六是档案信息化建设技术力量不足。

  七是乡(镇)村档案工作发展不平衡,档案硬件建设比较落后。

  六、加强档案资源建设,促进档案利用需采取的措施

  档案是档案利用工作的基础,直接关系到档案利用的成效,没有档案,便谈不上利用;档案利用是体现档案价值的手段,不利用,档案便没有了它价值。档案工作的目的不仅是在于保存历史记录,更重要的应该是通过提供利用发挥其价值和作用,将“死档案”变为“活信息”,真是实现其记载历史、传承文明、服务社会、造福人民的根本目的。

  (一)树立以人为本的档案意识。

  2008年在全国档案工作会议上,国家档案局正式提出实现“两个转变”,建立“两个体系”,即“转变重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物的传统观念和认识,重视所有涉及人的档案的价值,建立覆盖人民群众的档案资源体系”;“转变档案工作中重机关团体利用、轻个人利用,重为机关团体服务、轻为群众服务的传统观念和认识,象重视机关团体利用那样重视人民群众利用,建立方便人民群众的档案利用体系。”档案部门要改变过去的档案资源建设偏重“事”和“物”的档案而轻视“涉及人的档案”的思想,强化档案的民本意识。

  (二)创新档案利用服务方式

  随着电子档案等新型载体档案的出现,人们对档案信息的需求,要求档案馆必须应用新技术,建立档案服务网络,建立档案数据库,最大限度地实现档案信息资源共享;要进一步增强服务意识,更新服务观念,提高档案服务的主动性、及时性、针对性和现实性。在提供档案咨询服务方面,以网络化的技术手段,利用电子政务平台,开展档案网上信息查询服务等,提升档案服务的现代化水平。

  (三)加大档案资源深层次开发力度

  档案利用者作为生活在一定社会环境中的人,其档案需求与一定时期社会的政治、经济、科学、技术、文化发展的水平、状况密切相关,同时也与利用者的主观行为、动机和目的有关。另可根据馆藏汇编一些领导关注的经济问题的编研材料,为领导决策提供服务。档案编研利用工作的开发,能增强社会公共档案意识,让档案走进越来越多人的心中,让档案是社会的特殊资产和信息资源观念深入人心。

  在档案资源建设中,我们既不能一味地追求数量,搞“韩信将兵,多多益善”,以至造成馆藏良莠不分雍肿混杂;也不能一味地讲究质量,将一些反映立档单位基本职能活动的有一定价值的档案拒之馆外,以至造成馆藏残缺不全,达不到一定的数量要求。毛泽东同志曾经指出:“任何质量都表现为一定的数量,没有数量也就没有质量。”这同样也适用于档案资源建设。我们要认真贯彻数量和质量辩证统一的原则,使馆藏更加适应建设中国特色社会主义的需要。

  (四)突出自身特色,打造局(馆)品牌

  有特点才有色彩,有特色才有亮点。要开创工作新局面,必须要坚持从实际出发,因地制宜,创造性地工作,干出自己的特色。面对新的机遇与挑战,我们必须立足自治县县情,在把握优势突出特色中求发展。一是要以整合资源体系为核心把握特色抓长远。自治县经济、科技、文化地位蕴涵了丰富的档案资源,有效整合科技、文化、民生等资源,丰富资源体系建设应该成为自治县档案局(馆)的独有特色,也是档案事业长远发展基础之所在。二是要以档案编研利用为抓手坚持特色搞服务。自治县有深厚的文化底蕴、丰富的信息资源,为档案编研工作提供了坚实的平台。当前,要紧密结合自治县历史与现实的发展,利用馆藏档案资料以及文化名人及其作品等资源,编辑研究出具有较高利用价值的著作、专著及音像作品,加大对重点项目重大工程档案的跟踪指导和抢救保护力度,突出历史事件和历史人物等珍贵档案的收集归档工作 ,使档案局(馆)在为社会提供更多的“增值服务”、为构建和谐阿克塞、促进“两个共同示范县”建设等方面发挥积极作用。

  (五)提高素质,奠定档案信息资源共建共享的人才基础

  在网络环境下,档案信息服务的方法、手段与模式都发生了很大变化,计算机技术、网络传输技术己被广泛应用于信息的采集、组织、加工等业务环节,对档案信息管理人员的知识水平、业务技能等均提出了更高的要求。许多档案信息管理人员面临着知识更新、继续教育以及优胜劣汰的压力与挑战,客观要求每一位信息服务人员都必须建立起危机意识、竞争意识、创新意识和信息意识,通过岗位练兵、自主学习、技能培训等灵活、有效的途径,不断提高和更新自身的知识结构,掌握先进的网络通讯技术、计算机技术、信息加工处理技术和一定的外语知识。以实现根据档案信息的自身特点、结合档案利用工作经验,依托网络环境的优势,与计算机技术人员共同探索解决网络档案信息资源传递、交流、利用的安全性与可靠性问题,积极开展网络环境下的档案信息资源共建共享机制建设实践。在实践中锻炼、完善队伍,培养造就一大批复合型应用人才,为档案信息资源共建共享机制建设的发展与完善奠定坚实的人才基础。

  【参考文献】

  [1]《中国档案报》, 总第2068期第二版;

  [2]以人为本,创新档案利用;2009年第3期;

  [3]《中国档案报》,总第2000期;

  [4]中国档案出版社,《档案工作文件汇集第五集》;

  [5]浅谈档案馆两个体系建设-《档案建设》2009年第8期;

  [6]《档案工作者必备知识》一书。

  联系电话:13909370831

  【作者简介】

  扎凡,女,哈萨克族,1981年7月生,毕业于西北师范大学历史系专业,2005年8月参加工作,2005年8月至2008年12月在阿克塞县中学任教;2008年12月至今在阿克塞县档案局工作。


作者:佚名 责任编辑:酒泉档案
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