档案资源体系建设的任务与途径

来源:本站原创  2015年11月11日  阅:  字体:

阿克塞县档案局   乌木提古丽

  【内容摘要】:加强档案资源体系建设为社会主义文化大发展大繁荣服务,是档案馆的一项重要工作。各级档案馆要充分发挥档案文献作为社会主义先进文化核心要素的重要作用,积极为国家重大文化工程建设、开展爱国主义教育、普及历史知识、协助教育教学等活动提供档案服务。

  【关键词】:档案   资源体系建设   任务

  【正文】:加强和完善档案资源体系建设,已成为新时期档案事业实现科学发展的重要任务。建立覆盖人民群众的档案资源体系,需要从三个方面努力。

  第一,扩大资源总量。要树立“大档案”意识,即所有记载历史信息的东西都叫档案、都有必要接收进馆。不少同志在研究应归档范围,其实,在这个问题上思想解放到什么程度都不过分。因为档案就没有范围,或者说档案不该有范围限制,只应有主次之分。也有同志从社会需求角度提出,有社会需求的档案就有收藏意义,只要有社会需求就应该收集。但这个“社会需求”决不只是当前的需求,更重要的是今后的需求,而今后的需求是无法预测的,许多现在馆藏的珍品,在当年形成档案时几乎完全没有什么价值就证明了这一点。所以,要大幅度扩大进馆档案的范围,大幅度缩短进馆档案的时限,根本无法按需求来确定进馆范围。正确的思路只能是打破关于范围和时限的限制,大幅度增加综合档案馆的资源总量。这是档案资源体系建设的重中之重。

  第二,优化资源结构。要适应经济社会多元化发展的要求,在“多元化”资源上做文章,在“综合”二字上下功夫,大幅度增加新型载体档案门类,丰富馆藏内容,优化馆藏结构,建设内涵丰富、门类齐全的综合档案馆。这是档案资源体系建设的当务之急。

  第三,优化空间布局。要科学划分综合档案馆、专业档案馆和部门档案馆、室的职能,完善档案的形成机制和运转程序,建立严格的所有档案最终都要进入综合档案馆的体制;要科学划分各级综合档案馆的职能,明确各级综合档案馆的任务及相互关系,使各级综合档案馆成为反映本地区历史全貌的名副其实的综合档案馆。这是档案资源体系建设的根本之策。

  建立覆盖人民群众的档案资源体系,需要大刀阔斧地整合档案资源。综观我国近期两次大的宏观经济改革,第一次改革的主线是体制转轨,目标是建立市场经济体制和提高经济总量;第二次改革的主线是发展方式转型,目标是形成公平与可持续发展的体制机制和实现民富国强。在这个重大转变过程中,档案工作应当怎么转变?通过资源整合,建设有中国特色的档案资源体系和管理体制是个必然的选择。只有通过对现有档案资源空间布局和内部结构的调整,实现档案资源和效益的最大化,实现档案资源的社会共享,才能真正构建更加科学完善的档案资源体系。由此可见,资源整合是推进档案资源体系建设的一个重要抓手,也是未来档案事业大发展的一个重要机遇。抓住了,档案工作才能跟上时代的步伐;丢掉了,可能就会拉大与图书馆、博物馆等同行的距离。这是加强资源建设的需要,是提高利用效率的需要,是确保档案安全的需要,是强化综合档案馆功能、提高综合档案馆地位的需要,是档案人靠“有为”争得“有位”的需要。

  怎么整合资源?档案资源整合既包括对档案实体的整合,又包括对档案信息的整合。在整合中应坚持以下原则:

  一是共有共享原则。实现资源共有共享是资源整合的目的,没有共有共享的目的,就没有必要整合档案资源。另外,实现资源共有共享也是推动资源整合的最大动力,没有共有共享,很难获得各资源持有单位的支持和配合。档案人要有不求所有、但求所在的全局意识和长远观念,保证资源归全社会共有,信息由最大多数人共享。

  二是“上窄下宽”原则。从需要整合的档案实体来说,其覆盖面应呈现“上窄下宽”状态,即中央一级综合档案馆资源整合的面最窄,省一级综合档案馆资源整合的面稍宽一些,市一级相对较宽,县一级整合面是最宽的。

  三是“上虚下实”原则。这和“上窄下宽”原则是一致的。从需要整合的档案信息翔实程度来说,上面要虚一点,下面要实一些。上面整合的是档案的目录及部分信息,下面整合的才是档案实体及全部信息。有些档案信息上面只整合一个目录,知道这些档案在哪一级存放就可以了,通过网络平台丝毫不影响资源共享。我不同意把基层的实体档案都整合到上一级去。比如,乡一级的档案,它的发生地在乡级,利用者在乡里,档案的意义就在乡里,你不要把它集中到县里。不要盲目地把下一级存放的档案整合到上一级来。可以整合档案的信息,不要整合档案的实体。

  四是分级管理、效率优先原则。档案保管要分级分类,哪一级档案馆该存放哪一级档案要经过认真地思考。不是说越集中越好,也不是说越分散越好,一定要有合理的度。衡量这个“度”的标准是,档案应放到它最能发挥作用的地方,这就是效率优先原则。比如说在河南,宋朝的档案放到开封市档案馆最好,焦裕禄的档案放到兰考县档案馆最好,红旗渠的档案放到林州红旗渠纪念馆最好。放到它的发生地,最能发挥它应有的作用。

  五是“上虚下实”原则。这和“上窄下宽”原则是一致的。从需要整合的档案信息翔实程度来说,上面要虚一点,下面要实一些。上面整合的是档案的目录及部分信息,下面整合的才是档案实体及全部信息。有些档案信息上面只整合一个目录,知道这些档案在哪一级存放就可以了,通过网络平台丝毫不影响资源共享。我不同意把基层的实体档案都整合到上一级去。比如,乡一级的档案,它的发生地在乡级,利用者在乡里,档案的意义就在乡里,你不要把它集中到县里。不要盲目地把下一级存放的档案整合到上一级来。可以整合档案的信息,不要整合档案的实体。

  六是分级管理、效率优先原则。档案保管要分级分类,哪一级档案馆该存放哪一级档案要经过认真地思考。不是说越集中越好,也不是说越分散越好,一定要有合理的度。衡量这个“度”的标准是,档案应放到它最能发挥作用的地方,这就是效率优先原则。比如说在河南,宋朝的档案放到开封市档案馆最好,焦裕禄的档案放到兰考县档案馆最好,红旗渠的档案放到林州红旗渠纪念馆最好。放到它的发生地,最能发挥它应有的作用。

  加强“两个体系”建设,是摆在各级档案部门面前一项十分紧迫的任务。档案部门要做的工作虽然千头万绪,各地的情况也千差万别,要做好此项工作应主要在“三性”上下功夫。

  一、“两个体系”建设,要加强计划性

  当前,各级档案部门围绕建立覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系,想实招,出实力,取得了阶段性成果,为档案工作健康发展注入了新的活力。但也存在一些亟待解决的问题,缺乏计划性、持久性和全面性。要改变这种被动局面,必须将活动纳入计划管理的轨道,从本地区、本单位的客观实际出发,制订出比较明确而又切实可行的规划,并按照这个规划有计划、有步骤、分期分批、逐级抓好落实。

  一是要深入调查,科学论证。要组织专门力量,深入了解本地区档案资源分布情况,切实把握“两个体系”建设丰提出切实可行目标任务。二是要区分层次,目标明确。各档案部门要根据本单位的实际逐级制订规划,并且上下联接,形成一个整体性的合理的计划体系。当地档案行政管理部门,对本行政区域“两个体系”建设应有一个总体设想,从几个大的方面,原则性地提出要求。三是要健全制度,措施有力。各级档案部门应建立“两个体系”建设的检查、考核、验收等制度,对各部门执行规划的情况随机进行检查指导并定期通报规划落实情况。

  二、“两个体系”建设,要讲究科学性

  “两个体系”建设要经得起历史的检验,必须坚持以科学发展观为指导,着眼于服务民生、服务党的工作大局,正确把握和处理好当前与长远、继承与创新等辩证关系,同时,处理好如下几个关系至关重要。

  一是速度与绩效的关系。从档案工作的自身发展情况看,经过一代又一代人的艰苦创业,已形成比较完备的体系,建立了比较完善的档案资源收集、保管和利用网络,为“两个体系”建设快速发展奠定了坚实基础。但发展速度应建立在档案资源结构优化、质量提高的基础上。当前,档案工作的服务需求大,利用数量多,涉及民生的档案利用率高,公民个人查阅档案资料骤增。加快“两个体系”建设的步伐,最大化地发挥“两个体系”建设服务民生的作用显得尤为重要。当前尤其要以解决“两个体系”建设面临的突出矛盾和问题为切入点,优化馆藏档案结构,优化档案资源配置,增强档案馆服务功能,以此带动档案工作向更高的层次发展。二是发展与控制的关系。“两个体系”建设实现又好又快发展,就必须懂得控制。尤其是各地不同的条件,决定了“两个体系”建设必须做到有所为有所不为。在工作指导上控制,防止心浮气躁,急功近利;在内容上控制,避免繁文缛节和资源浪费;在抓落实上控制,自觉抵制华而不实的形式主义,把更多的时间留给抓工作落实。三是量力与尽力的关系。“两个体系”建设一定要建立在遵循客观规律的基础上,“尽力而为”一定要在“量力而行”许可的范围内,绝不提不可企及的高指标,绝不追求不计后果的“高大全”,真正把握好“分寸”和“火候”,确保“两个体系”建设各个环节、各个步骤、各项指标不偏离科学发展轨道,不违背客观发展规律,不脱离当地工作实际。

  三、“两个体系”建设,要注重多样性

  “两个体系”建设,内容广泛、渠道多样,这些特征决定了开展“两个体系”建设应是多方位、多模式、多手段的。我们要在坚持好传统、好办法、好经验的同时,不断探索新方法、创造新手段,开辟新途径,努力做到既弘扬优良的历史传统,又体现鲜明的时代特色;既立足于现阶段的实际,又面向不断发展的未来;既便于具体操作,又容易被广大人民群众所接受。

  一要勇于创新。要创新形式,使“两个体系”建设呈现灵活多样、特色鲜明、生动具体、扎实有效的局面。要在坚持档案馆统一收集、保管、利用档案的现有模式的基础上,提倡“百花齐放”的档案收集保管利用新格局。该进档案馆的一定要进馆,一时不能进馆的,要依据档案法规和部门规章,依法规范档案流向,确保保管安全、利用方便。要突出重点,把涉及国计民生和群众生产生活等方面的问题作为“两个体系”建设的重点,真正做到“两个体系”建设的过程就是求真务实的过程,就是优化档案服务质量的过程,就是保民生促和谐的过程,让人民群众从中得到实惠。这既是“两个体系”建设的价值追求和价值取向的深刻体现,也是衡量“两个体系”建设是否注重实际、注重实效最直接的检验。二要加大宣传。现代社会报纸、期刊、广播、互联网等新闻传媒在人们生活中的影响和作用越来越大,必须善于借助这些现代传媒的力量,大力开展“两个体系”建设的意义的宣传。同时要积极借助公共传播设施,拓展“两个体系”建设宣传的辐射范围,增强“两个体系”建设的互动性,扩大“两个体系”建设的覆盖面、渗透力和支持度。三要注重协调。要依据《档案法》的规定,建立健全党委、政府统一领导、档案行政管理部门具体组织协调、各有关部门密切配合的工作机制,切实形成整体合力,推动“两个体系”建设又快又好发展。

  近年来,在全面建设小康社会的进程中,档案馆在维护历史、传承文明、资政育人、服务民生等方面发挥了独特的积极作用。伴随着群众维权意识的不断提高和国家政务信息公开工作的广泛开展,档案事业的重要性日益凸现。“有事查档找证据”已经逐渐成为许多群众解决涉及自身权益问题时的共识。另外,历史普及、爱国主义教育、民俗乡情展览、非物质文化遗产保护等功能也被各级国家综合档案馆深入挖掘,档案意识一步步深入人心。

  参考文献:

  (1)任俊霞. 如何做好新时期档案管理工作[J]. 档案天地。2007.3

  (2)陈忠国. 对构建档案资源开发与利用畅通服务渠道的思考[J].治淮2007.12

  作者简介:乌木提古丽,女,哈萨克族,大专学历; 2004至2007年就读于甘南合作民族师专

  2008年3月至2010年1月在职读取中央广播电视大学

  2008年4月至2009年2月在阿克塞县民主社区工作(基层服务)

  2009年3月至今在县档案局工作(进村就业)


作者:佚名 责任编辑:酒泉档案
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